Prestare attenzione alle funzionalità contabili ormai non è più sufficiente quando scegli il tuo software contabilità: la sfida tra le varie proposte sul mercato, infatti, si gioca su altri campi, a cominciare dall’usabilità. Ma non solo: un importante aspetto che deve essere preso in considerazione è la piattaforma tecnologica, mentre non bisogna dimenticare il valore della gestione degli alert. L’automazione informatica, infatti, offre l’opportunità di interrogare i sistemi contabili, per poi avvisare le persone collegate ai vari eventi. Nel caso di un insoluto, per esempio, il sistema nel momento della registrazione contabile provvede ad avvisare il venditore e il responsabile commerciale: il tutto in maniera automatica.
Salvare lo storico delle modifiche
Per un software contabilità, un’ulteriore prerogativa di grande valore consiste nel salvataggio dello storico delle modifiche. Se si commette un errore, o se per una serie di registrazioni contabili viene apportata una modifica non voluta, deve poter essere garantita la possibilità di ritornare a uno stato precedente senza che ciò implichi un ripristino complessivo dell’intero database aziendale. Non è difficile raggiungere questo obiettivo: tramite i sistemi di mantenimento delle versioni delle registrazioni, è sufficiente selezionare i dati per poi iniziare la procedura di ripristino.
La posta elettronica
Nella vita lavorativa di tutti i giorni non si può fare a meno della posta elettronica, che rappresenta uno strumento imprescindibile: anche per questo motivo, può essere un’idea intelligente quella di collegare i messaggi di posta elettronica che si ricevono o che vengono inviati con le operazioni che vengono eseguite nel software contabilità. Quest’ultimo è alimentato in continuazione da mail di fornitori e clienti, da estratti conto, da documenti e da notifiche di varrio genere: per un gestionale di qualità, quindi, è importante consentire una rapida ricostruzione della globalità delle comunicazioni che coinvolgono i diversi stakeholder. Il flusso delle operazioni, spesso collegate tra loro, dovrebbe essere reso navigabile da parte degli utenti, che in questo modo potrebbero orientarsi tra le varie informazioni a disposizione.
Come ottimizzare i tempi
L’ottimizzazione dei tempi e il raggiungimento di una maggiore efficienza possono essere ottenuti anche attraverso una gestione documentale integrata alle registrazioni. Insomma, anche se le caselle mail sono ormai inevitabili, ciò non vuol dire che la carta sia destinata a sparire del tutto: per questa ragione è bene digitalizzare tutti i documenti, anche per fare in modo che essi possano essere collegati gli uni con gli altri nel contesto di un sistema contabile grazie a cui, per altro, si potrebbe usufruire di risultati di ricerca più utili. L’esportazione dei dati verso gestionali differenti è una ulteriore prerogativa che garantisce prestazioni elevate: d’altro canto un software contabilità non è il solo programma di cui si può aver bisogno all’interno di un’azienda. La moltitudine di destinazioni da prendere in considerazione include la contabilità industriale, il bilancio, i flussi di cassa e la tesoreria, giusto per citare i più importanti: i flussi di informazioni che vengono generati devono poter essere esportati verso tali ambiti.
La fatturazione elettronica tra privati
La fatturazione elettronica è una realtà con cui, nel giro di breve tempo, tutti dovremo fare i conti: dopo i rinvii del 2017 e del 2018, il 2019 sembra essere l’anno decisivo per la fatturazione elettronica tra privati. Nei rapporti tra pubblica amministrazione e privati i margini di errore sono al di sotto dei 5 punti percentuali, il che costituisce un buon viatico per le fatturazioni elettroniche tra aziende business to business. Infine, l’ultimo – ma non meno importante – fattore abilitante per l’acquisto di un programma di contabilità chiama in causa la gestione degli aggiornamenti: a tal proposito, spesso i prodotti gratuiti e open source, pur affidabili sotto molti altri punti di vista, non assicurano gli adeguamenti normativi necessari in modo tempestivo. Ecco perché è preferibile puntare su aziende solide, meglio ancora se diffuse nel nostro Paese.
