APT Servizi S.r.l. è la società costituita dalla Regione Emilia-Romagna e dal sistema delle Camere di Commercio dell’Emilia-Romagna, che, in modo congiunto, gestiscono il turismo della Regione Emilia Romagna, destinando risorse finanziarie alle azioni di promozione e commercializzazione del turismo.
Comunicato Stampa
Nel 2005 APT ha sentito il bisogno di avvalersi di uno strumento capace di gestire in modo preciso e sicuro il proprio lavoro. Infatti, nel 2006 ha visto la luce la prima versione dell’app personalizzata Ge.Ko. (Gestione Conferme) sviluppata con FileMaker.
“A un certo punto abbiamo riscontrato la necessità di avere un controllo analitico del sistema gestionale generale. – spiega Rita Boselli, Responsabile Amministrativo dell’APT Emilia Romagna. – Prima di avviare l’implementazione di un’app personalizzata FileMaker, l’Azienda di Promozione Turistica dell’Emilia Romagna usava strumenti come Excel e la documentazione cartacea. In questo modo non esisteva una reale gestione analitica dei progetti nelle diverse fasi di preventivazione, implementazione e analisi.”
Con il passare del tempo e l’intensificarsi della quantità di progetti di promozione dell’Emilia Romagna nel mondo del turismo, è nata l’esigenza di un’app puntuale di ottimizzazione della gestione. Da qui l’esigenza di sviluppare un’app personalizzata con FileMaker.
Il compito dell’app personalizzata Ge.Ko. è gestire il Piano Annuale, ovvero la programmazione di sintesi delle strategie di azioni legate alla comunicazione, al marketing e alla promozione turistica elaborate attraverso il Comitato di Concertazione, Unioncamere e Unioni di Prodotto. Il Piano Annuale di promozione del turismo a livello marketing e comunicazione si traduce in una serie di azioni che vanno monitorate, sia sul piano economico sia di rendimento nel risultato.
“Come sviluppatore FBA, – sottolinea Paolo Alberto Casadio Malagola, titolare di PAC Age Development che ha curato lo sviluppo dell’app personalizzata – quando l’APT Emilia Romagna ha sentito il bisogno di disporre di qualcosa di personalizzato, dopo dieci anni di conoscenza del prodotto, ho proposto l’utilizzo della piattaforma FileMaker.”
Il lavoro dell’Azienda di Promozione Turistica dell’Emilia Romagna prevede per il 90% la gestione dei fornitori: ad esempio per organizzare la presenza dell’APT presso le fiere dedicate al mondo del turismo in Italia e in Europa o, ad esempio, la promozione delle città d’arte.
Oggi l’app personalizzata Ge.Ko, che si basa su WebDirect, è il cuore della gestione di APT, integrato dagli strumenti Ge.Mark. (Gestione Marketing) e da Ge.Ka.S. (Gestione Carta dei Servizi), e FileMaker ha dimostrato negli anni di essere stata la scelta vincente.
Grazie a WebDirect l’utente può usare il suo web browser per accedere all’app e non ha bisogno di installare nulla sul proprio computer.
A livello quantitativo, ogni anno vengono svolte 4.000 azioni all’interno dell’app personalizzata FileMaker per selezionare i fornitori dei vari progetti.
Tutte le volte che l’Azienda di Promozione Turistica deve organizzare la presenza a una fiera, sono previsti gli accessi in WebDirect. Per la parte di selezione dei fornitori e dei preventivi, l’APT Emilia Romagna utilizza l’app personalizzata Ge.Ko. In media sono previsti 3 fornitori per preventivo.
L’app personalizzata, realizzata con FileMaker, Ge.Ko. permette di organizzare e incasellare ogni singola azione nella struttura gerarchica scaturita dal Piano Annuale, rendendo semplice la rendicontazione delle spese alla Regione Emilia Romagna.
Il flusso di lavoro dell’app personalizzata Ge.Ko. si struttura in una serie di fasi implementate, analizzate e gestite con FileMaker: gestione conferme, che prevede la conferma di incarico al fornitore che agisce sull’azione, gestita da Ge.Mark. e Ge.Ka.S; iter autorizzativo della conferma; gestione dei costi generati dalla conferma; controllo di budget sui progetti e mercati; rendicontazione alla Regione Emilia Romagna.
L’app personalizzata Ge.Ko. è il volto amministrativo e di controllo del Piano Annuale, mentre Ge.Mark e Ge.Ka.S. ne solo l’anima operativa.
“Abbiamo creato un sistema specifico con l’app Ge.Ko. che si occupa dei flussi di gestione. – sottolinea Rita Boselli – In particolare l’app personalizzata realizzata con la piattaforma FileMaker ci permette di organizzare la partecipazione online alle gare d’appalto per i fornitori, in merito all’organizzazione della presenza dell’Apt Emilia Romagna a fiere o a eventi per la promozione e valorizzazione del territorio.”
“Con l’applicazione da noi sviluppata – aggiunge lo sviluppatore Paolo Alberto Casadio Malagola – i referenti dell’ufficio fornitori scelgono i fornitori, schiacciando un pulsante, si crea un link che permette al fornitore di avere una chiave di accesso temporanea.”
Il singolo fornitore, che partecipa a una gara, può accedere e inserire il proprio preventivo nel sistema, se ha a disposizione il codice. Il fornitore clicca sul link; in seguito, accede all’area riservata e compila il preventivo, la presentazione, eventuali allegati, che possono essere compilati, finché non scade la data della validità, e ogni singolo fornitore completa e conclude l’iter.
“Oggi siamo orgogliosi dell’app realizzata con FileMaker – commenta Rita Boselli – Rispetto al ROI, non abbiamo uno strumento preciso di analisi, ma sicuramente siamo felici dell’ottimizzazione che l’app personalizzata Ge.Ko. ha determinato, realizzando un sistema automatizzato del workflow, con un processo di trasformazione delle procedure organizzato con FileMaker.”
L’Azienda di Promozione Turistica, attraverso la Carta dei Servizi, si occupa di dare l’opportunità alle aziende del settore dell’Emilia Romagna, di partecipare a fiere internazionali in spazi gestiti dalla stessa APT. Attraverso lo strumento Ge.Ka.S. l’Azienda di Promozione Turistica può monitorare ogni singola conferma ai vari fornitori coinvolti, gestire gli acquisti di postazioni da parte degli operatori, gestire le schede di valutazione a chiusura degli eventi organizzati, e, infine, generare la relazione per la rendicontazione annuale, e i dati statistici per il monitoraggio del ritorno sull’investimento.
Negli anni l’app personalizzata Ge.Ko. e i suoi satelliti Ge.Mark. e Ge.Ka.S. si sono arricchiti di funzioni, e così sarà anche in futuro, per mantenere lo strumento efficace e al passo coi tempi.
“FileMaker ci ha permesso con l’app personalizzata Ge.Ko. di instaurare un sistema di controllo e di gestione analitica della contabilità – conclude Rita Boselli – elaborato sulla base delle nostre esigenze e condividendo la piattaforma con i nostri operatori presso le sedi di Bologna e di Rimini.”
L’app personalizzata Ge.Ko. è usata da tutti i dipendenti degli uffici operativi: infatti l’Azienda di Promozione Turistica Emilia Romagna dispone di 25 client FileMaker PRO con connessioni a WebDirect, per un totale di 30 dipendenti che ne fanno uso costante.
